🗂️ Structurer et sécuriser son poste de travail¶

Objectifs pédagogiques¶

Structurer un espace de stockage numérique avec une arborescence de dossiers cohérente et nommée selon une convention explicite
Distinguer stockage local et stockage cloud, et vérifier qu'une synchronisation OneDrive fonctionne
Sécuriser un partage de documents professionnels et identifier les données qui exigent une précaution particulière

Contexte¶

Tu es agent d'une structure d'accueil (EHPAD, SAAD, crèche...). Dès ton arrivée, ta responsable de service te confie un ordinateur professionnel et un espace OneDrive partagé par l'établissement. Elle te prévient : « L'an dernier, une collègue avait mis tous ses documents en vrac sur le Bureau — le jour où son ordinateur a eu un problème, elle a perdu trois semaines de travail parce que rien n'était sauvegardé dans le cloud. »

Ton rôle : avant de commencer à produire le moindre document professionnel, tu dois organiser ton espace de travail numérique — une arborescence de dossiers claire, une sauvegarde automatique sur OneDrive, et un partage maîtrisé des documents sensibles — pour que tout document produit sur le poste soit retrouvable et protégé.

Problématique

« Comment organiser et sécuriser mon poste de travail numérique pour que mes documents professionnels soient toujours retrouvables, sauvegardés et protégés ? »

Mission¶

A — Créer une arborescence de dossiers¶

Structurer l'espace OneDrive professionnel

Ouvrir OneDrive, dans l'application ou sur onedrive.com selon ton choix.
Créer un dossier racine nommé Poste-<Nom-Structure>-2026-2027.
À l'intérieur, créer au minimum 4 sous-dossiers thématiques (ex. 01-Administratif, 02-Comptes-rendus, 03-Documents-usagers, 04-Divers) — numérotés pour forcer un ordre d'affichage logique.
Vérifier que chaque nom de dossier respecte une convention simple et tenue : pas d'espace superflu, pas d'accent bloquant sur certains systèmes, un seul niveau de sous-dossier supplémentaire maximum par thème.
Créer un fichier Lisez-moi.txt à la racine, puis y écrire 1 ligne par sous-dossier expliquant à quoi il sert — utile si quelqu'un d'autre doit reprendre le dossier après toi.

🆘 Coup de pouce

Partir des documents que tu produirais réellement dans une semaine de travail si tu es bloqué sur le choix des sous-dossiers : un compte rendu de réunion, une fiche d'activité, un planning, un courrier. Un sous-dossier par type de document produit, c'est déjà une arborescence qui tient.

Astuce

Un dossier « Divers » ou « Autres » ne doit jamais devenir un fourre-tout permanent : s'il dépasse 10 fichiers en fin de semaine, c'est le signe qu'il manque un sous-dossier thématique dédié.

B — Vérifier la synchronisation et la sauvegarde¶

Sécuriser l'accès aux fichiers en cas de panne

Vérifier dans la zone de notification Windows (icône nuage OneDrive) que le dossier racine professionnel affiche bien une coche verte (synchronisé), et non une icône d'erreur ou de synchronisation en attente.
Déplacer un fichier de test depuis le Bureau vers le dossier 01-Administratif d'OneDrive.
Vérifier sur onedrive.com (depuis un navigateur) que ce fichier apparaît bien en ligne dans les minutes qui suivent.
Relever, dans les paramètres OneDrive, l'espace de stockage disponible restant sur le compte utilisé.
Écrire dans OneNote 1 à 2 phrases décrivant ce qui arrive à un fichier resté uniquement sur le Bureau si l'ordinateur professionnel change ou est réinitialisé.
Écrire dans OneNote 1 à 2 phrases décrivant ce qui arrive à un fichier placé dans OneDrive synchronisé dans la même situation.

Astuce

Un dossier grisé avec une icône de nuage (et non un disque plein) signifie qu'il n'est pas encore téléchargé localement — normal pour OneDrive, mais à savoir avant de partir sans connexion internet.

C — Sécuriser les partages et les données sensibles¶

Maîtriser qui accède à quoi, au-delà du verrouillage de session et du mot de passe déjà réglés

Partager le dossier 02-Comptes-rendus avec ton enseignant, qui joue le rôle de ta responsable de service, via un lien OneDrive en lecture seule.
Vérifier dans les paramètres de partage qu'aucun accès « modification » n'a été laissé par erreur.
Lister dans OneNote au moins 2 types d'informations qui ne doivent jamais être stockées sans précaution particulière dans ce dossier professionnel (repère : consulte la fiche pratique de la CNIL sur la sécurité des postes de travail ; ce sont celles qui permettent d'identifier un usager ou qui concernent sa santé).
Rappeler en une phrase la règle du secret professionnel liée à ces données.

⭐ Pour aller plus loin

Rédiger la procédure de reprise que suivrait un collègue remplaçant, en 3 lignes : une ligne pour l'endroit où sont les fichiers, une pour la façon d'y accéder, une pour la personne à contacter en cas de perte d'accès. Déposer cette procédure dans le dossier racine, au format de ton choix (.txt ou Word) — c'est le document qui manque toujours quand quelqu'un est absent au dernier moment.

Astuce

Un lien de partage OneDrive « Toute personne disposant du lien peut modifier » est le réglage par défaut le plus risqué : il faut systématiquement le remplacer par un partage nominatif ou en lecture seule dès qu'il s'agit de documents professionnels.

Questions de synthèse

Expliquer en 2 phrases la différence concrète entre un fichier stocké uniquement sur le Bureau et un fichier stocké dans un dossier OneDrive synchronisé, en prenant l'exemple d'un ordinateur réinitialisé.
Expliquer en 2 phrases pourquoi un dossier professionnel doit être organisé en sous-dossiers thématiques plutôt qu'en un seul dossier contenant tous les fichiers, en citant un avantage pour retrouver un document.
Citer une bonne pratique de sécurité vue dans cette activité que tu peux appliquer dès aujourd'hui sur ton propre matériel.

Vérifier mes réponses

Un fichier sur le Bureau reste local à l'ordinateur (perdu si celui-ci change ou est réinitialisé) ; un fichier dans OneDrive synchronisé est accessible depuis n'importe quel appareil connecté au compte.
Plusieurs sous-dossiers thématiques permettent de retrouver un document rapidement, même après plusieurs mois, et de savoir qui doit y avoir accès ; un dossier unique devient vite un fourre-tout inexploitable.
Réponse libre : toute bonne pratique réellement appliquée dans l'activité (partage en lecture seule, distinction des données à ne jamais stocker sans précaution).

Ressources et outils

OneDrive (application Windows) : gestion de la synchronisation locale — icône dans la zone de notification.
OneDrive (onedrive.com) : vérification en ligne des fichiers et gestion des partages — accès via navigateur avec le compte de l'établissement.
CNIL — Sécuriser les postes de travail : fiche pratique officielle sur les bons réflexes de sécurité numérique en entreprise — cnil.fr/fr/securite-securiser-les-postes-de-travail.

CRCN / Pix

CRCN 1.2 — Gérer des données
CRCN 4.1 — Sécuriser l'environnement numérique
Parcours Pix associé : Cybersécurité (MAJ 2025)
Code de campagne : PNUNMH529

Ce qu'il faut retenir¶

Je range mes fichiers dans une arborescence claire : sous-dossiers par thème, règle de nommage identique pour tous.
Un espace cloud (OneDrive) se synchronise avec l'ordinateur : je vérifie régulièrement que la synchronisation fonctionne.
Je partage avec le niveau d'accès minimal nécessaire (lecture seule si la personne n'a pas à modifier).
Les données personnelles et médicales exigent des précautions particulières : elles relèvent du secret professionnel.

Dans cette activité : poste de travail et espace OneDrive d'un agent en structure d'accueil.

Grille d'évaluation

Production attendue : une arborescence OneDrive fonctionnelle et sécurisée, présentée à ta responsable de service citée dans la mise en situation.

Critère	Indicateurs observables	Descripteurs par niveau
Arborescence	Dossiers thématiques cohérents, nommage tenu, fichier explicatif présent	-- : Le dossier racine n'est pas créé, ou il compte moins de 4 sous-dossiers. - : Le dossier racine et 4 sous-dossiers existent mais la convention de nommage n'est pas tenue, ou le fichier Lisez-moi est absent. + : Le dossier racine nommé `Poste-<Nom-Structure>-2026-2027` contient au moins 4 sous-dossiers numérotés au nommage cohérent, et un fichier Lisez-moi explique chacun en une ligne. ++ : Niveau + atteint, et l'arborescence n'a pas plus d'un niveau de sous-dossier supplémentaire par thème.
Synchronisation	Statut de synchronisation vérifié, distinction stockage local/cloud correctement expliquée	-- : Le statut de synchronisation n'est pas vérifié. - : Le statut est vérifié mais le fichier de test n'est pas contrôlé en ligne, ou une seule des deux situations (Bureau, OneDrive) est expliquée. + : Le statut de synchronisation est vérifié, le fichier de test apparaît sur onedrive.com, et le sort d'un fichier resté sur le Bureau est distingué de celui d'un fichier dans OneDrive. ++ : Niveau + atteint, et l'espace de stockage restant est relevé.
Sécurité et confidentialité	Partage en lecture seule correctement paramétré, données sensibles identifiées et règle du secret professionnel rappelée	-- : Aucun partage n'est paramétré. - : Le partage est fait mais l'absence d'accès en modification n'est pas vérifiée, ou les données sensibles ne sont pas listées. + : Le dossier des comptes rendus est partagé en lecture seule avec vérification des paramètres, au moins 2 types de données sensibles sont listés, et le secret professionnel est rappelé. ++ : Niveau + atteint, et chaque type de donnée sensible est relié à un usager concret du secteur.