✉️ Rédiger un courriel, une note de service et un diaporama¶

Objectifs pédagogiques¶

Rédiger un courriel professionnel complet et correctement adressé
Structurer une note de service brève, factuelle et affichable
Construire un diaporama de 6 diapositives respectant la règle 6×6

Contexte¶

Une résidence autonomie organise un après-midi intergénérationnel avec une classe de l'école voisine. Trois écrits doivent circuler pour que l'après-midi ait lieu : un courriel à l'enseignante de l'école, une note de service affichée en salle du personnel, et un diaporama de présentation pour la réunion d'équipe.

Ces trois écrits disent la même chose, mais ne s'écrivent pas pareil : le courriel s'adresse à une personne extérieure, la note à des collègues, le diaporama à un groupe réuni. Confondre les registres est l'erreur la plus visible en début de carrière — et la plus facile à corriger.

Ton rôle : tu es agent d'animation à la résidence autonomie. La directrice, Mme Tanguy, te confie la préparation des trois écrits liés à cet après-midi intergénérationnel.

Problématique

« Comment adapter un même message professionnel à trois supports numériques et trois destinataires différents ? »

Mission¶

A — Rédiger le courriel à l'enseignante¶

Produire un message externe complet

Ouvrir Outlook (via portal.office.com) et créer un nouveau message adressé à ta propre adresse scolaire. Il doit être envoyé à l'étape 5 : un brouillon ne compte pas.
Rédiger un objet explicite de moins de 8 mots, qui permet de retrouver le message dans six mois (« Après-midi intergénérationnel — proposition de date »), jamais « Bonjour » ni « Info ».
Structurer le corps en 4 blocs séparés par une ligne vide : formule d'appel · contexte en une phrase · demande précise (dates proposées, effectif, horaires) · formule de politesse.
Ajouter une signature professionnelle : prénom, nom, fonction, structure, téléphone (Outlook > Paramètres > Courrier > Rédiger et répondre > Signature).
Relire ton courriel en vérifiant ces trois points : aucun mot familier ni abréviation de messagerie · une seule demande dans le message · pièce jointe mentionnée dans le texte si tu en joins une. Puis envoyer le message.

🆘 Coup de pouce

Modèle de squelette à recopier puis compléter : « Madame, / Je vous contacte au sujet de … / Serait-il possible de … ? Je vous propose … / Dans l'attente de votre retour, je vous prie d'agréer, Madame, mes salutations respectueuses. »

B — Écrire la note de service¶

Produire un écrit interne bref et factuel

Ouvrir Word et créer un document d'une page maximum. En tête, placer les 4 mentions obligatoires : émetteur (la direction), destinataires (l'équipe), date, objet.
Rédiger le corps en 5 lignes maximum, uniquement des faits : ce qui est organisé, quand, où, ce que chacun doit faire, et à qui s'adresser en cas de question.
Appliquer le style Titre 1 au titre (onglet Accueil > Styles) et régler le corps du texte à 12 pt minimum, sans couleur décorative.
Exporter le document en PDF (Fichier > Exporter > Créer PDF/XPS) sous le nom Note-Service-Apres-Midi-Intergen.pdf.

Astuce

Une note de service ne contient ni « je pense que », ni « il faudrait peut-être ». Elle informe ou elle prescrit — un conditionnel dans une note, c'est une consigne que personne n'appliquera.

C — Construire le diaporama de la réunion d'équipe¶

Appliquer la règle 6×6

Ouvrir PowerPoint et créer une présentation de 6 diapositives : titre · contexte · déroulé de l'après-midi · matériel et locaux · rôles de chacun · questions. Appliquer la règle 6×6 : au maximum 6 lignes par diapositive et 6 mots par ligne. Ce qui ne tient pas dans cette règle se dit à l'oral, pas à l'écran.
Écrire ton texte dans les zones de texte prévues par la mise en page de chaque diapositive (pas de zone ajoutée à la main) : c'est ce qui garantit une mise en page homogène. Contrôler la structure dans Affichage > Plan.
Vérifier la lisibilité en projection en cochant chaque point : police de 24 pt ou plus · texte foncé sur fond clair (ou l'inverse), jamais deux couleurs proches · aucun texte posé sur une image · aucune animation décorative.

⭐ Pour aller plus loin

Écrire une seconde version de ton courriel pour un autre destinataire : une famille de résident qui demande si son parent peut participer. Ensuite, comparer les deux versions. Enfin, noter en 3 lignes ce qui change : registre, niveau de détail, formule de politesse.

Questions de synthèse

Expliquer ce que doit permettre l'objet d'un courriel professionnel.
Énoncer la règle 6×6.
Indiquer ce qui distingue une note de service d'un courriel.

Vérifier mes réponses

Identifier et retrouver le message sans l'ouvrir, même longtemps après.
6 lignes maximum par diapositive et 6 mots par ligne.
Destinataires internes, ton factuel et impersonnel, format affichable, absence de formules d'échange.

Ressources et outils

Outlook (Microsoft 365) : rédaction, signature et envoi réel du courriel — portal.office.com.
Word (Microsoft 365) : rédaction de la note de service et export PDF — portal.office.com.
PowerPoint (Microsoft 365) : construction du diaporama — portal.office.com.
Modèle de squelette de courriel : fourni dans le coup de pouce de l'étape A, à recopier et compléter.
OneNote (Microsoft 365) : dépôt des trois productions — portal.office.com.

CRCN / Pix

CRCN 2.1 — Interagir
CRCN 3.1 — Développer des documents textuels
Parcours Pix associé : Communication et collaboration - Socle commun
Code de campagne : YCXGYP866

Ce qu'il faut retenir¶

Un courriel professionnel a un objet explicite, une structure claire (salutation, message, demande, formule de politesse) et une signature complète.
Une note de service est factuelle, tient sur une page et se diffuse en PDF, un format qui ne se modifie pas.
Une diapositive reste lisible si elle est courte (repère : 6 lignes de 6 mots maximum).
J'adapte le registre et le niveau de détail au destinataire.

Dans cette activité : trois écrits pour organiser un après-midi intergénérationnel en résidence autonomie.

Grille d'évaluation

Production attendue : un courriel réellement envoyé, une note de service en PDF et un diaporama de 6 diapositives, préparés pour Mme Tanguy, directrice de la résidence autonomie.

Critère	Indicateurs observables	Descripteurs par niveau
Courriel	Objet explicite, structure en 4 blocs, signature professionnelle, registre soutenu (vouvoiement, aucun mot familier)	-- : Le courriel n'est pas envoyé, ou il n'a ni objet explicite ni structure. - : Le courriel est envoyé mais il manque l'objet explicite de moins de 8 mots, un des 4 blocs ou la signature professionnelle. + : Le courriel envoyé à sa propre adresse a un objet explicite de moins de 8 mots, 4 blocs séparés (appel, contexte, demande précise, politesse), une signature professionnelle et un registre soutenu (vouvoiement, aucun mot familier ni abréviation de messagerie). ++ : Niveau + atteint, et la relecture par points (registre, une seule demande, pièce jointe) est cochée.
Note de service et diaporama	Mentions obligatoires présentes, corps factuel de 5 lignes maximum, mise en forme affichable, export PDF ; diaporama de 6 diapositives respectant la règle 6×6 et la liste de vérification de projection (24 pt, contraste, aucun texte sur image, aucune animation)	-- : Il manque au moins deux des trois productions (note de service, PDF, diaporama). - : Les trois productions existent mais l'une ne respecte pas ses limites (note de 5 lignes, page unique, 6 diapositives, règle 6×6) ou n'est pas exportée. + : La note de service factuelle (mentions obligatoires, 5 lignes maximum) est exportée en PDF, et le diaporama de 6 diapositives respecte la règle 6×6 et la liste de vérification de projection (24 pt, contraste, aucun texte sur image, aucune animation). ++ : Niveau + atteint, et chaque point de la liste de vérification de projection est coché dans OneNote.
Adaptation au destinataire	Courriel vouvoyé avec formules de politesse ; note factuelle sans formule d'échange ; diaporama en mots-clés	-- : Les trois écrits reprennent le même texte, sans adaptation. - : Un ou deux écrits seulement respectent le registre de leur destinataire (courriel vouvoyé avec formules de politesse, note factuelle sans formule d'échange, diaporama en mots-clés). + : Les trois écrits respectent le registre de leur destinataire : courriel vouvoyé avec formules de politesse, note factuelle sans « je pense que » ni conditionnel, diaporama en mots-clés. ++ : Niveau + atteint, et l'objet du courriel, le titre de la note et le titre du diaporama sont trois formulations différentes du même sujet.