🗂️ Aider la famille Le Gall à classer et conserver ses documents¶
Objectifs pédagogiques¶
- Distinguer, dans un ensemble de documents, ce qui relève d'une démarche urgente et ce qui relève d'un archivage de fond, puis construire une arborescence de classement et une convention de nommage exploitables par la famille elle-même
- Comparer les avantages et les risques d'une clé USB et d'un service cloud pour la conservation de documents personnels, et rechercher une durée légale de conservation à partir d'une source officielle, sans avancer un chiffre non vérifié
- Justifier oralement ses choix de classement et de support devant un interlocuteur professionnel
Contexte¶
Tu es agent d'accueil à France Services de Loudéac. M. Rouault, ton conseiller référent, te confie un accompagnement : Mme et M. Le Gall, 24 ans tous les deux, viennent d'avoir leur premier enfant il y a trois semaines et souhaitent « mettre de l'ordre dans les papiers de la petite » avant de rentrer chez eux.
Ce que M. Rouault a relevé : plusieurs notifications non lues s'accumulent sur le téléphone de Mme Le Gall (CAF, CPAM, mutuelle) ; le couple confond le carnet de santé papier de leur fille et sa version numérique ; aucun document n'est conservé ailleurs que sur ce téléphone. Un mail de la CAF évoque une prime de naissance avec une date limite. Mme Le Gall résume : « On ne sait pas quels papiers sont importants là-dedans, ni où les garder. » Ce sont des parents responsables, pas des usagers en difficulté — ce que tu ne peux pas faire à leur place devra leur être expliqué, jamais fait en douce.
Le test se fait à deux. L'un accueille et accompagne la famille (rôle aidant), l'autre joue un parent Le Gall (rôle aidé). Vous inverserez les rôles à la prochaine activité de ce type.
Ton rôle aujourd'hui
Vérifie dans ta fiche de suivi OneNote (section MP8 — Cadre de vie / Quotidien) si tu joues l'aidant ou l'aidé, et note-le une fois l'activité terminée avec le nom de ton binôme.
Si tu joues un parent Le Gall, tiens le rôle sérieusement : tu es fatigué·e (nuits courtes), tu veux bien faire mais tu n'as pas le temps de tout apprendre aujourd'hui, et à l'étape C tu proposes à ton binôme d'aller plus vite en lui donnant directement ton mot de passe.
🆘 Binôme absent ? Joue les deux rôles : tiens d'abord le rôle de l'aidant pour chaque mission, puis relis tes réponses en te mettant à la place d'un parent fatigué et pressé.
Problématique
« Quels documents de la famille Le Gall faut-il traiter en priorité, comment les classer pour qu'ils s'y retrouvent seuls ensuite, et où les conserver en sécurité ? »
Mission¶
A — Je diagnostique l'urgence et les besoins de la famille Le Gall¶
Avant de classer quoi que ce soit, sers-toi de la mise en situation pour trier ce qui presse de ce qui peut attendre — les deux existent dans le tas de documents des Le Gall.
Ta production doit montrer :
- Pour chaque élément de la mise en situation, une décision justifiée : démarche à traiter maintenant ou document à archiver.
- Une évaluation réelle de l'urgence du mail CAF, fondée sur la date qu'il contient comparée à aujourd'hui.
- Un appui explicite sur ce que la famille sait déjà faire seule, plutôt qu'une reprise à zéro.
🆘 Coup de pouce
Une échéance dans un mail ne veut pas toujours dire « à faire dans l'heure » : compare la date du mail à la date du jour pour juger du délai réel qu'il reste.
B — Je prépare un classement qui leur servira après mon départ¶
Construis, à partir de la liste des 20 documents de la famille Le Gall, un classement que les Le Gall pourront réutiliser seuls dans six mois — pas un simple rangement pour aujourd'hui.
Ta production doit montrer :
- Une arborescence de dossiers (2 niveaux maximum) qui range chaque document de la liste sans ambiguïté possible.
- Une convention de nommage unique appliquée à au moins 5 fichiers de la liste, pour vérifier qu'elle fonctionne.
- Un premier repérage des documents à conserver longtemps et de ceux supprimables rapidement, à vérifier en C.
⭐ Pour aller plus loin
Une arborescence à plat (tous les fichiers dans un seul dossier, bien nommés) peut parfois suffire pour une petite famille. À partir de quel nombre de documents cela devient-il ingérable selon toi ?
C — J'accompagne la famille Le Gall dans le choix d'un support¶
Aide la famille à choisir, avec elle, comment conserver ses documents en sécurité — en t'appuyant sur les bonnes pratiques de sauvegarde de Cybermalveillance.gouv.fr, jamais sur une préférence personnelle.
Ta production doit montrer :
- Aidant : deux solutions présentées (clé USB, cloud) avec un avantage et un risque réel pour chacune.
- Aidé : au moins une question posée sur la perte de la clé ou le piratage du compte cloud.
- Une réponse à l'imprévu : un parent demande de créer le compte avec un mot de passe donné à l'oral.
- La décision de conservation retenue, ajustée et justifiée si l'échange avec la famille l'a fait évoluer.
🆘 Coup de pouce
Cybermalveillance.gouv.fr propose une règle simple pour ne pas tout miser sur un seul support : cherche-la dans la fiche avant de trancher.
D — J'oriente vers le bon interlocuteur¶
Une partie de ce que la famille te demande dépasse ton rôle d'agent d'accueil : à toi de le reconnaître et de l'orienter, sans jamais agir à sa place.
Ta production doit montrer :
- Pour la démarche CAF urgente identifiée en A, un conseil en 3-4 lignes de ce que la famille doit faire elle-même.
- Si un service dépasse ton rôle (ex. souscrire un abonnement cloud payant), une explication écrite du pourquoi et de qui contacter.
E — Je prends du recul et j'explicite¶
Reprends l'ensemble de ton accompagnement pour en tirer une fiche exploitable par la famille, et prépare-toi à en justifier chaque choix à l'oral.
Ta production doit montrer :
- Pour chaque document ou démarche identifié en A, ce qui a été traité, laissé à la famille, ou archivé.
- Une fiche de classement PDF pour la famille (arborescence, nommage, support retenu, durée de conservation d'au moins 3 documents).
- Une proposition de remédiation pour la prochaine famille accompagnée.
J'explicite mes choix (2-3 min, à l'oral)
Présente ta fiche de classement à ton binôme ou à ton enseignant, et réponds à ces trois questions :
- Pourquoi as-tu classé ces documents comme urgents et pas les autres ?
- Qu'as-tu changé après la demande du mot de passe à l'oral, et qu'est-ce que cela t'a appris sur ton rôle ?
- Et si la famille suivante n'avait ni smartphone ni adresse mail : que changerais-tu à ton accompagnement ?
Questions de synthèse¶
- Pourquoi Cybermalveillance.gouv.fr déconseille-t-il de ne compter que sur un seul support de sauvegarde ?
- Qu'est-ce qui distingue une démarche urgente d'un document à simplement archiver ?
- Pourquoi un agent d'accueil ne doit-il jamais créer un compte en ligne avec des identifiants donnés à l'oral par un usager ?
- Où trouver une durée légale de conservation plutôt que de la deviner ?
Vérifier mes réponses
- Parce qu'un support unique (clé USB perdue, compte cloud piraté ou fermé) peut faire disparaître les documents d'un coup : la sécurité vient de la combinaison de plusieurs supports.
- Une démarche urgente a une échéance fixée par un tiers qui peut faire perdre un droit ; un document à archiver n'a qu'une durée de conservation à respecter.
- Parce que saisir un mot de passe donné à l'oral revient à agir à la place de l'usager sur son compte personnel, ce qui engage sa sécurité numérique.
- Sur le simulateur officiel de Service-Public.fr, qui indique les durées minimales document par document — jamais en devinant.
Où répondre ?
Dépose ton tableau de tri, ta fiche de classement PDF, ta réponse à l'imprévu et tes réponses de synthèse dans ton bloc-notes OneNote, section MP8 — Cadre de vie / Quotidien. Note dans ta fiche de suivi le rôle joué aujourd'hui et le nom de ton binôme.
Ressources et outils¶
- Liste des 20 documents de la famille Le Gall (jeu de données de l'activité, à trier à l'étape B) : mail CAF « Prime de naissance — réponse attendue sous 15 jours », photo carte Vitale bébé, attestation de sécurité sociale CPAM, facture maternité 1, facture maternité 2, export PDF carnet de santé Mon espace santé, photo échographie T3, acte de naissance (copie), attestation CAF quotient familial, facture pharmacie ordonnance, photo doudou premier jour (souvenir, non administratif), mail mutuelle « Remboursement en attente », attestation employeur congé paternité, RIB transmis à la CAF, photo carnet de vaccination papier, mail crèche « Dossier d'inscription à compléter », facture poussette, attestation d'assurance habitation, photo livret de famille, notification mutuelle « Nouveau contrat disponible ».
- Service-Public.fr — Simulateur « Combien de temps conserver ses papiers ? » : durées minimales de conservation, document par document — service-public.gouv.fr/simulateur/calcul/ConserverSesPapiers.
- Cybermalveillance.gouv.fr — Pourquoi et comment bien gérer ses sauvegardes ? : comparaison clé USB / disque externe / cloud, règle de la sauvegarde sur plusieurs supports — cybermalveillance.gouv.fr/bonnes-pratiques/sauvegardes.
- France Services : réseau national de points d'accueil aux démarches administratives, structure de la mise en situation — france-services.gouv.fr.
CRCN / Pix¶
- CRCN 1.2 — Gérer des données
Ce qu'il faut retenir¶
- Tri des documents de la famille Le Gall entre démarche urgente et archivage, fondé sur la date réelle du mail CAF
- Arborescence de classement à 2 niveaux et convention de nommage testée sur au moins 5 fichiers
- Comparaison argumentée clé USB / cloud à partir des bonnes pratiques Cybermalveillance.gouv.fr, sans préférence personnelle
- Refus de créer un compte avec un mot de passe donné à l'oral, avec proposition alternative
- Durées de conservation vérifiées via le simulateur officiel Service-Public.fr, jamais devinées
Grille d'évaluation¶
C8.2 — Classement et conservation de documents (MP8, prépare l'ECCF E7.4)
Production attendue : le tableau de tri urgent/archivage, l'arborescence et la convention de nommage appliquées à la liste de documents, la fiche de classement au format PDF destinée à la famille Le Gall, et l'explicitation orale de tes choix devant ton binôme ou ton enseignant.
| Critère (référentiel C8.2) | Indicateurs observables | Niveau |
|---|---|---|
| Posture d'accompagnement : mobilisation des ressources de la personne | -- / - / + / ++ | |
| Mise en place d'une relation en maintenant la distanciation professionnelle requise | -- / - / + / ++ | |
| Anticipation et réalisation des démarches | -- / - / + / ++ |