🗂️ Classer et archiver les documents de la famille Moreira¶

Objectifs pédagogiques¶

Distinguer, dans un ensemble de documents, ce qui relève d'une démarche urgente et ce qui relève d'un archivage de fond, puis construire une arborescence de classement et une convention de nommage exploitables par la famille elle-même
Comparer les avantages et les risques d'une clé USB et d'un service cloud pour la conservation de documents personnels, et rechercher une durée légale de conservation à partir d'une source officielle, sans avancer un chiffre non vérifié
Justifier oralement ses choix de classement et de support devant un interlocuteur professionnel

Contexte¶

Tu es agent d'accueil à la PMI de Loudéac (protection maternelle et infantile, le lieu où les jeunes parents viennent pour les consultations de leur bébé). Mme Quéré, la puéricultrice référente, te confie un accompagnement : Mme et M. Moreira, 24 ans tous les deux, viennent d'avoir leur premier enfant il y a trois semaines et souhaitent « mettre de l'ordre dans les papiers de la petite » avant de rentrer chez eux.

Ce que Mme Quéré a relevé : plusieurs notifications non lues s'accumulent sur le téléphone de Mme Moreira (CAF, CPAM, mutuelle) ; le couple confond le carnet de santé papier de leur fille et sa version numérique ; aucun document n'est conservé ailleurs que sur ce téléphone. Un mail de la CAF évoque une prime de naissance avec une date limite. Mme Moreira résume : « On ne sait pas quels papiers sont importants là-dedans, ni où les garder. » Ce sont des parents responsables, pas des usagers en difficulté — ce que tu ne peux pas faire à leur place devra leur être expliqué, jamais fait en douce.

Le test se fait à deux. L'un accueille et accompagne la famille (rôle aidant), l'autre joue un parent Moreira (rôle aidé). Vous inverserez les rôles à la prochaine activité de ce type.

Ton rôle aujourd'hui

Avec ton binôme, répartissez-vous les rôles : l'aidant ou l'aidé.

Si tu joues un parent Moreira, tiens le rôle sérieusement : tu es fatigué·e (nuits courtes), tu veux bien faire mais tu n'as pas le temps de tout apprendre aujourd'hui, et à l'étape C tu proposes à ton binôme d'aller plus vite en lui donnant directement ton mot de passe.

Problématique

« Quels documents de la famille Moreira faut-il traiter en priorité, comment les classer pour qu'ils s'y retrouvent seuls ensuite, et où les conserver en sécurité ? »

Mission¶

A — Diagnostic de l'urgence et des besoins de la famille Moreira¶

Noter, pour chaque élément de la mise en situation, une décision justifiée : démarche à traiter maintenant ou document à archiver, en t'appuyant sur ce que la famille sait déjà faire seule plutôt qu'une reprise à zéro.
Évaluer réellement l'urgence du mail CAF, en calculant le délai qu'il te reste pour répondre (mail reçu il y a 5 jours, réponse attendue sous 15 jours).

🆘 Coup de pouce

Comparer le délai indiqué au temps déjà écoulé pour juger de ce qu'il reste : une échéance dans un mail ne veut pas toujours dire « à faire dans l'heure ».

B — Préparation d'un classement qui leur servira après ton départ¶

Ranger au moins 8 documents de la liste des 20 documents de la famille Moreira dans une arborescence réutilisable par la famille dans six mois (2 niveaux maximum), pas un rangement pour aujourd'hui.
Appliquer une convention de nommage unique à au moins 5 de ces fichiers, pour vérifier qu'elle fonctionne.

C — Accompagnement de la famille Moreira dans le choix d'un support¶

Présenter à la famille, en t'appuyant sur les bonnes pratiques de sauvegarde de Cybermalveillance.gouv.fr plutôt que sur une préférence personnelle, deux solutions de conservation (clé USB, cloud) avec un avantage et un risque réel pour chacune. Aidé : poser au moins une question sur la perte de la clé ou le piratage du compte cloud.
Gère l'imprévu : un parent demande de créer le compte avec un mot de passe donné à l'oral — note ta réponse.
Noter la décision de conservation retenue, ajustée et justifiée si l'échange avec la famille l'a fait évoluer.

🆘 Coup de pouce

Cybermalveillance.gouv.fr propose une règle simple pour ne pas tout miser sur un seul support : cherche-la dans la fiche avant de trancher.

D — Orientation vers le bon interlocuteur¶

Rédiger, pour la démarche CAF urgente identifiée en A, un conseil en 3-4 lignes de ce que la famille doit faire elle-même.
Expliquer pourquoi et qui contacter si un service dépasse ton rôle d'agent d'accueil (ex. souscrire un abonnement cloud payant).

E — Prise de recul et explicitation¶

Produire dans OneNote la fiche de classement pour la famille : arborescence, convention de nommage, support retenu et durée de conservation de 2 documents, trouvée sur le simulateur officiel.

J'explicite mes choix (2-3 min, à l'oral)

Présenter ta fiche de classement à ton binôme ou à ton enseignant, et répondre à ces trois questions :

Pourquoi as-tu classé ces documents comme urgents et pas les autres ?
Qu'as-tu changé après la demande du mot de passe à l'oral, et qu'est-ce que cela t'a appris sur ton rôle ?
Et si la famille suivante n'avait ni smartphone ni adresse mail : que changerais-tu à ton accompagnement ?

Questions de synthèse

Pourquoi Cybermalveillance.gouv.fr déconseille-t-il de ne compter que sur un seul support de sauvegarde ?
Qu'est-ce qui distingue une démarche urgente d'un document à simplement archiver ?
Pourquoi un agent d'accueil ne doit-il jamais créer un compte en ligne avec des identifiants donnés à l'oral par un usager ?

Vérifier mes réponses

Parce qu'un support unique (clé USB perdue, compte cloud piraté ou fermé) peut faire disparaître les documents d'un coup : la sécurité vient de la combinaison de plusieurs supports.
Une démarche urgente a une échéance fixée par un tiers qui peut faire perdre un droit ; un document à archiver n'a qu'une durée de conservation à respecter.
Parce que saisir un mot de passe donné à l'oral revient à agir à la place de l'usager sur son compte personnel, ce qui engage sa sécurité numérique.

Ressources et outils

Liste des 20 documents de la famille Moreira (jeu de données de l'activité, à trier à l'étape B) : mail CAF reçu il y a 5 jours « Prime de naissance — réponse attendue sous 15 jours », photo carte Vitale bébé, attestation de sécurité sociale CPAM, facture maternité 1, facture maternité 2, export PDF carnet de santé Mon espace santé, photo échographie T3, acte de naissance (copie), attestation CAF quotient familial, facture pharmacie ordonnance, photo doudou premier jour (souvenir, non administratif), mail mutuelle « Remboursement en attente », attestation employeur congé paternité, RIB transmis à la CAF, photo carnet de vaccination papier, mail crèche « Dossier d'inscription à compléter », facture poussette, attestation d'assurance habitation, photo livret de famille, notification mutuelle « Nouveau contrat disponible ».
Service-Public.fr — Simulateur « Combien de temps conserver ses papiers ? » : durées minimales de conservation, document par document — service-public.gouv.fr/simulateur/calcul/ConserverSesPapiers.
Cybermalveillance.gouv.fr — Pourquoi et comment bien gérer ses sauvegardes ? : comparaison clé USB / disque externe / cloud, règle de la sauvegarde sur plusieurs supports — cybermalveillance.gouv.fr/bonnes-pratiques/sauvegardes.

CRCN / Pix

CRCN 1.2 — Gérer des données

Compétence psychosociale

Prise de décision et résolution de problèmes — Tu as choisi l'ordre de traitement des documents en justifiant ta priorité.

Retour sur mon action : Comment as-tu décidé par où commencer ? Qu'est-ce qui aurait pu te faire changer d'avis ?

Ce qu'il faut retenir¶

Je trie selon les échéances réelles : je vérifie les dates, je ne me fie pas à une impression d'urgence.
Un classement doit être compréhensible par quelqu'un d'autre : arborescence claire et règle de nommage identique pour tous les fichiers.
Chaque support de stockage a ses avantages et ses risques (clé USB, cloud) : je choisis selon l'usage.
Une durée de conservation se vérifie sur une source officielle, elle ne se devine pas.
Un mot de passe reste personnel : il ne se dit pas à voix haute et je ne le crée pas à la place de l'usager.

Dans cette activité : classement des papiers d'un jeune couple après une naissance.

Grille d'évaluation

C8.2 — Classement et conservation de documents (MP8, prépare l'ECCF E7.4)

Production attendue : le tableau de tri urgent/archivage, l'arborescence et la convention de nommage appliquées à la liste de documents, la fiche de classement destinée à la famille Moreira, et l'explicitation orale de tes choix devant ton binôme ou ton enseignant.

Critère (référentiel C8.2)	Indicateurs observables	Descripteurs par niveau (-- / - / + / ++)
Posture d'accompagnement : mobilisation des ressources de la personne	Diagnostic appuyé sur ce que la famille sait déjà faire (santé, mails) Choix du support décidé avec la famille, pas imposé Ajustement réel après l'imprévu du mot de passe	-- : Le diagnostic ignore ce que la famille sait déjà faire, le support de conservation est imposé sans échange, aucun ajustement après l'imprévu du mot de passe. - : Le diagnostic mentionne les repères déjà connus de la famille (santé, mails) sans s'appuyer dessus concrètement ; le support est présenté mais peu discuté avec elle. + : Le diagnostic s'appuie explicitement sur ce que la famille sait déjà faire, les deux solutions de conservation sont présentées avec un avantage et un risque chacune et discutées avec elle, la décision retenue reflète l'échange. ++ : Le diagnostic mobilise précisément les repères déjà maîtrisés par la famille, le choix du support est co-construit avec elle (la question posée par l'aidé est intégrée à la décision), et la décision finale est réajustée et justifiée par rapport à la proposition initiale.
Mise en place d'une relation en maintenant la distanciation professionnelle requise	Refus argumenté de créer le compte avec un mot de passe oral Proposition alternative concrète formulée Aucune donnée personnelle réelle utilisée Orientation claire pour la démarche hors périmètre	-- : Le mot de passe donné à l'oral est utilisé sans refus, ou aucune orientation n'est donnée pour la démarche hors périmètre. - : Le mot de passe est refusé mais sans explication à la famille, ou la démarche hors périmètre (abonnement payant) n'est pas clairement identifiée comme telle. + : Le mot de passe est refusé avec une explication claire à la famille, une alternative concrète est proposée (la famille saisit elle-même), et la démarche hors périmètre est orientée vers le bon interlocuteur. ++ : Le refus est argumenté sans mettre la famille en difficulté, une alternative concrète est mise en œuvre immédiatement, et l'orientation vers le bon interlocuteur est précise (qui contacter, pourquoi).
Anticipation et réalisation des démarches	Distinction urgent/à archiver fondée sur le délai réel du mail Durée de conservation trouvée via le simulateur pour 2 documents Arborescence et nommage exploitables sans l'aide de l'élève	-- : Aucune vérification du délai réel du mail CAF, aucune durée de conservation recherchée, arborescence absente ou inutilisable. - : Le délai du mail est calculé mais la conclusion reste approximative ; une seule durée de conservation est vérifiée sur le simulateur ; l'arborescence existe mais reste confuse (niveaux incohérents, noms différents d'un fichier à l'autre). + : L'urgence du mail CAF est correctement évaluée à partir du délai réel, deux durées de conservation sont vérifiées via le simulateur officiel, l'arborescence à deux niveaux et la convention de nommage sont appliquées de façon cohérente à au moins 5 fichiers. ++ : Le tri urgent/archivage est justifié précisément pour chaque document à partir du délai réel, les deux durées de conservation sont vérifiées et citées avec leur source, et l'arborescence/nommage sont exploitables par la famille elle-même sans réexplication (testé en se mettant à sa place).