📨 Créer un publipostage de courriers d'invitation

Objectifs pédagogiques

• Réaliser un publipostage simple (courrier d'invitation fusionné) à partir d'une lettre type et d'une source de données destinataires
• Vérifier les données fusionnées avant tout envoi réel
• Repérer une erreur de fusion (champ vide, doublon, mauvais destinataire) sur un échantillon de courriers

Contexte

Tu es employé(e) d'une jardinerie. Chaque année, le magasin invite ses clients titulaires de la carte de fidélité à un atelier découverte « préparer son potager de printemps ». La responsable du rayon te confie l'envoi des invitations à cinq clients : plutôt que de retaper cinq fois la même lettre, elle te demande d'utiliser le publipostage.

Problématique

« Comment produire cinq courriers d'invitation personnalisés à partir d'une seule lettre type et d'une liste de clients ? »

Mission

Créer la source de données et fusionner le courrier

1. Créer une source de données destinataires (5 clients fictifs) avec les colonnes : Civilité, Nom, Prénom, Adresse, Code postal, Ville, Dernier achat (par exemple « terreau universel » ou « bulbes de tulipes »).
2. Rédiger la lettre type d'invitation : en-tête de la jardinerie, objet, date et lieu de l'atelier, corps du texte personnalisable, formule de politesse.
3. Lancer le publipostage.
4. Relier la lettre type à la source de données créée à l'étape 1.
5. Insérer les champs de fusion aux bons endroits (adresse en en-tête, civilité et nom dans la formule d'appel, dernier achat dans le corps du texte).
6. Vérifier l'aperçu fusionné sur les 5 lettres : aucun champ vide, aucune donnée mal alignée (ex. civilité manquante, adresse tronquée).
7. Fusionner vers un nouveau document regroupant les 5 courriers personnalisés.

Astuce

Vérifier toujours la première ET la dernière ligne de la source de données avant de lancer la fusion finale : ce sont les deux lignes où une erreur de copier-coller passe le plus souvent inaperçue.

Questions de synthèse

• Pourquoi vérifie-t-on systématiquement l'aperçu des résultats fusionnés avant l'impression ou l'envoi réel ?
• Quel gain de temps le publipostage apporte-t-il par rapport à la rédaction individuelle de chaque courrier ?

Vérifier mes réponses

• Une erreur dans la source de données (champ vide, faute de frappe) se répercute automatiquement sur tous les courriers fusionnés ; la vérification de l'aperçu évite d'envoyer des courriers erronés à des clients.
• Le publipostage évite de retaper cinq fois la même lettre : un seul modèle et une seule source de données suffisent à produire tous les courriers personnalisés en quelques clics.

Ressources et outils

• Traitement de texte (Word) : fonction Publipostage (onglet Publipostage → Démarrer la fusion et le publipostage).
• Tableur (Excel) : pour la source de données destinataires.

CRCN / Pix

• CRCN 3.1 — Développer des documents textuels — publipostage de courrier.

Ce qu'il faut retenir

• Un publipostage relie une lettre type à une source de données pour produire plusieurs courriers personnalisés sans retaper chaque lettre
• Les champs de fusion s'insèrent aux endroits précis du texte (en-tête, formule d'appel, corps du texte) pour que chaque courrier soit correctement personnalisé
• Vérifier l'aperçu des résultats fusionnés avant l'impression ou l'envoi permet de repérer un champ vide ou une donnée mal alignée
• La première et la dernière ligne d'une source de données sont les plus susceptibles de contenir une erreur de copier-coller inaperçue

Dans cette activité : invitation de clients d'une jardinerie à un atelier.

Grille d'évaluation

Critère	Indicateurs observables	Descripteurs par niveau
Source de données	Les 5 lignes de destinataires sont complètes et cohérentes.	Insatisfaisant : Aucune source de données n'est créée. À consolider : La source existe mais elle compte moins de 5 destinataires, ou des colonnes manquent. Satisfaisant : La source contient 5 clients fictifs avec les 7 colonnes demandées (civilité, nom, prénom, adresse, code postal, ville, dernier achat), sans cellule vide. Très satisfaisant : Niveau atteint, et les données sont cohérentes entre les lignes.
Fusion et champs	Les champs de fusion sont correctement placés ; l'aperçu des 5 lettres est vérifié sans erreur.	Insatisfaisant : Aucune fusion n'est réalisée. À consolider : La fusion est réalisée mais des champs sont vides ou mal alignés sur certaines lettres. Satisfaisant : Les champs de fusion sont placés (adresse, civilité et nom, dernier achat), l'aperçu des 5 lettres est vérifié sans champ vide, et les 5 courriers sont fusionnés dans un nouveau document. Très satisfaisant : Niveau atteint, et l'aperçu vérifié corrige une donnée mal alignée.
Présentation du courrier	La lettre type respecte les codes d'un courrier professionnel (en-tête, objet, politesse).	Insatisfaisant : La lettre type n'est pas rédigée. À consolider : La lettre type est rédigée mais il manque l'en-tête, l'objet, la date et le lieu ou la politesse. Satisfaisant : La lettre type contient l'en-tête de la jardinerie, un objet, la date et le lieu de l'atelier, un corps personnalisable et une formule de politesse. Très satisfaisant : Niveau atteint, et la lettre est prête à être imprimée sans retouche.