🎒 Rédiger le courriel et le kit de documents d'une PFMP¶

Objectifs pédagogiques¶

Constituer et mettre en page un kit de documents professionnels (CV et fiche structure)
Rédiger un courriel professionnel de prise de contact avec le tuteur d'une structure d'accueil
Vérifier que chaque document est prêt à être transmis ou emporté : nom explicite, format PDF, rangement

Contexte¶

Tu es agent d'accueil à la mission locale de Loudéac. Nolan, 17 ans, part bientôt en PFMP dans une boulangerie-pâtisserie (la vente). Mme Le Gall, ta conseillère référente, te charge de l'aider à arriver préparé : un kit de deux documents professionnels à emporter le premier jour, et un courriel de prise de contact envoyé à son tuteur avant son arrivée. Nolan reste l'auteur de ses documents : tu les prépares avec lui, à partir de ce qu'il t'a dit, et il relit avant d'envoyer.

Problématique

« Comment préparer avec Nolan les documents et le premier message qui donneront une image professionnelle dès le premier contact avec une structure ? »

Mission¶

A — Kit de documents pour la PFMP¶

Constituer le kit

Mettre à jour le CV de Nolan à partir de ce qu'il t'a dit, en corrigeant les blancs ou débordements de mise en page (conseils de présentation : Onisep — réussir sa candidature de stage).

Ce que Nolan t'a dit

PFMP déjà réalisée : une semaine à l'école maternelle de sa commune (accueil des enfants, aide au goûter). Compétences numériques : courriel professionnel, tableur (devis), diaporama. Centre d'intérêt : football.
1. Créer une fiche structure d'une page (nom, adresse, tuteur, horaires, consignes d'accès), complétée avec les informations ci-dessous.
La structure d'accueil (fictive)

Boulangerie-pâtisserie « Au Fournil du Bourg », 4 rue du Marché, Loudéac. Tuteur : M. Tanguy. Horaires : 6 h - 13 h, du mardi au samedi. Consignes : entrée par la cour, tenue blanche fournie, pas de bijoux.
1. Enregistrer chacun des deux documents en PDF sous un nom explicite, puis les rassembler dans un dossier nommé selon la convention prénom-nom-PFMP2 (ici nolan-perrin-PFMP2).

Astuce

Reprendre, pour la fiche structure, le format d'une fiche de renseignements PFMP si l'établissement en fournit une — sinon utiliser un tableau simple à deux colonnes (information / valeur).

B — Courriel de prise de contact¶

Écrire au tuteur avant le départ

Rédiger, au nom de Nolan, un courriel à l'attention du tuteur : objet explicite, formule d'appel, présentation en deux phrases (identité, formation, période de PFMP), une question précise sur l'organisation du premier jour (horaires, tenue, lieu d'accueil), formule de politesse et signature.
Joindre le CV au format PDF et vérifier le nom de la pièce jointe.
Relire le courriel avec une liste de contrôle (orthographe, ton, destinataire, pièce jointe) et corriger.
Enregistrer le courriel en brouillon.

Questions de synthèse

Pourquoi conseiller à Nolan d'écrire au tuteur avant d'arriver plutôt que de se présenter directement le premier jour ?
Pourquoi joindre un CV au format PDF plutôt qu'au format du traitement de texte ?

Vérifier mes réponses

Le courriel permet de se présenter, de poser les questions pratiques (horaires, tenue, lieu d'accueil) et de donner une image sérieuse avant même la première rencontre.
Le PDF conserve la mise en page à l'identique sur tous les appareils et ne peut pas être modifié par erreur par le destinataire.

Ressources et outils

Traitement de texte (Word) : mise en page du CV et de la fiche structure ; export PDF.
Messagerie de l'établissement (Outlook) : rédaction du courriel, pièce jointe, enregistrement en brouillon.
Onisep — réussir sa candidature de stage : conseils de présentation professionnelle — Stages et alternance : les conseils pour réussir sa candidature.

CRCN / Pix

CRCN 2.1 — Interagir — courriel de prise de contact avec le tuteur.
CRCN 3.1 — Développer des documents textuels — CV et fiche structure.

Compétence psychosociale

Auto-évaluation — Tu as relu ton courriel avec une liste de contrôle et corrigé au moins un point.

Retour sur mon action : Qu'as-tu corrigé en te relisant ? Que vérifieras-tu systématiquement avant d'envoyer un prochain courriel ?

Ce qu'il faut retenir¶

Un courriel de premier contact est court : il se présente, indique son objet et pose une question précise.
Un document professionnel se transmet en PDF sous un nom explicite, pour que sa mise en page reste intacte.
Je range mes documents dans un dossier bien nommé pour les retrouver vite.
Je prépare les documents avant le départ : arriver avec un CV à jour et une fiche structure claire donne une image sérieuse dès le premier jour.

Dans cette activité : préparation des documents et du courriel d'un jeune avant sa PFMP.

Grille d'évaluation

Critère	Indicateurs observables	Descripteurs par niveau
Qualité du kit	CV à jour et fiche structure complète.	Insatisfaisant : Il manque un des deux documents du kit. À consolider : Les deux documents existent mais l'un est incomplet (CV non mis à jour, fiche structure sans tuteur). Satisfaisant : Le CV est à jour et la fiche structure d'une page est complète. Très satisfaisant : Niveau atteint, et la fiche structure est utilisable sans explication.
Courriel de prise de contact	Le courriel comporte les éléments d'un message professionnel et une pièce jointe correcte.	Insatisfaisant : Le courriel n'est pas rédigé. À consolider : Le courriel est rédigé mais il manque l'objet, la question sur le premier jour ou la pièce jointe. Satisfaisant : Le courriel contient un objet explicite, une formule d'appel, une présentation (identité, formation, période), une question précise sur le premier jour, une formule de politesse et le CV en PDF en pièce jointe. Très satisfaisant : Niveau atteint, et un point corrigé après la relecture avec la liste de contrôle est nommé.
Organisation des documents	Les deux documents sont en PDF, nommés explicitement et réunis dans un dossier nommé selon la convention.	Insatisfaisant : Les documents ne sont pas rangés. À consolider : Les documents sont rangés mais le dossier n'est pas nommé selon la convention ou un document n'est pas en PDF. Satisfaisant : Les deux documents, enregistrés en PDF sous un nom explicite, sont réunis dans un dossier nommé prénom-nom-PFMP2. Très satisfaisant : Niveau atteint, et le contenu de chaque fichier se devine à son nom sans l'ouvrir.