🖨️ Exporter et remettre son dossier professionnel

Objectifs pédagogiques

• Contrôler l'aperçu avant impression d'un document long et choisir ses paramètres d'impression
• Exporter le dossier en PDF sous un nom conforme à une convention et en maîtriser le poids
• Transmettre le dossier par courriel professionnel et le sauvegarder à deux endroits différents

Contexte

Tu travailles au sein de la structure d'accueil choisie pour ton rapport d'activité, qui est rédigé et relu. La direction te demande de le remettre dans deux versions : une version papier propre et économe en encre, et une version numérique en PDF envoyée par courriel. Un rapport mal imprimé, un fichier trop lourd ou un envoi mal nommé donnent une mauvaise image d'un travail pourtant abouti.

Problématique

« Comment remettre un document long en version papier et en version numérique sans mauvaise surprise au dernier moment ? »

Mission

A — Version papier

Contrôler avant d'imprimer

1. Ouvrir l'aperçu avant impression du dossier et repérer les problèmes : page presque vide, titre isolé en bas de page, tableau ou image coupé, marges irrégulières.
2. Corriger deux des problèmes repérés (saut de page, option « Conserver avec le paragraphe suivant » sur un titre, taille d'une image).
3. Choisir les paramètres d'impression (recto-verso, noir et blanc ou couleur) et justifier ce choix en une phrase.
4. Imprimer une seule page test, celle qui contient une illustration ou un tableau, et vérifier son rendu.

B — Version numérique

Exporter et nommer

1. Exporter le dossier en PDF en créant des signets à partir des titres.
2. Nommer le fichier selon la convention nom-prenom-dossier-professionnel.pdf, sans espace ni accent.
3. Contrôler le poids du fichier dans l'explorateur ; s'il est élevé, compresser les images du document, exporter à nouveau et comparer le poids avant et après.

C — Transmission et sauvegarde

Envoyer et sauvegarder

1. Rédiger le courriel d'envoi : objet explicite, formule d'appel, une ou deux phrases, pièce jointe, formule de politesse.
2. L'envoyer à sa propre adresse et vérifier que la pièce jointe s'ouvre et que son nom est resté correct.
3. Enregistrer le dossier à deux endroits différents (espace OneDrive de l'établissement et un second support) et noter où se trouve chaque copie.

Astuce

Observer l'aperçu en mode « plusieurs pages » pour repérer un titre isolé en bas de page : les pages presque vides et les titres orphelins se voient d'un coup d'œil.

Questions de synthèse

• Pourquoi exporter un document en PDF plutôt que de transmettre le fichier du traitement de texte ?
• Pourquoi conserve-t-on un document important à deux endroits différents ?

Vérifier mes réponses

• Le PDF garde la mise en page à l'identique quel que soit l'appareil du destinataire, et ne peut pas être modifié par erreur ; un fichier de traitement de texte peut se déformer selon la version du logiciel.
• Si un support tombe en panne, est perdu ou est supprimé par erreur, la seconde copie permet de retrouver le document sans le refaire.

Ressources et outils

• Traitement de texte (Word) : aperçu avant impression, options de saut de page, compression des images, export PDF avec signets.
• Messagerie de l'établissement (Outlook) : courriel d'envoi avec pièce jointe.
• OneDrive de l'établissement : première copie de sauvegarde.

CRCN / Pix

• CRCN 3.3 — Adapter les documents à leur finalité — dossier prêt à être imprimé et transmis.
• CRCN 2.1 — Interagir — courriel d'envoi avec pièce jointe.
• CRCN 4.1 — Sécuriser l'environnement numérique — sauvegarde à deux endroits.

Compétence psychosociale

Prise de décision et résolution de problèmes — Tu as repéré des problèmes de mise en page et choisi lesquels corriger.

Retour sur mon action : Comment as-tu choisi le problème à corriger en premier ? Qu'as-tu fait quand une correction ne marchait pas du premier coup ?

Ce qu'il faut retenir

• L'aperçu avant impression permet de repérer, avant de gaspiller papier et encre, les pages presque vides, les titres isolés et les éléments coupés
• Un document destiné à être transmis s'exporte en PDF sous un nom sans espace ni accent
• Le poids d'un fichier se contrôle avant un envoi par courriel : compresser les images le réduit
• Un document important se conserve à deux endroits différents

Dans cette activité : remise du dossier professionnel en version papier et numérique.

Grille d'évaluation

Critère	Indicateurs observables	Descripteurs par niveau
Version papier	L'aperçu est contrôlé, deux problèmes sont corrigés, les paramètres d'impression sont justifiés et une page test est imprimée.	Insatisfaisant : L'aperçu avant impression n'est pas contrôlé. À consolider : L'aperçu est contrôlé mais un seul problème est corrigé, ou les paramètres d'impression ne sont pas justifiés. Satisfaisant : Deux problèmes de mise en page sont corrigés après l'aperçu, les paramètres d'impression (recto-verso, couleur ou noir et blanc) sont justifiés en une phrase et une page test est imprimée. Très satisfaisant : Niveau atteint, et le rendu de la page test est vérifié avec un point noté.
Version numérique	Le PDF est exporté avec signets, nommé selon la convention, son poids est contrôlé.	Insatisfaisant : Le dossier n'est pas exporté en PDF. À consolider : Le PDF est exporté mais le nom ne suit pas la convention, ou son poids n'est pas contrôlé. Satisfaisant : Le PDF est exporté avec des signets, nommé nom-prenom-dossier-professionnel.pdf sans espace ni accent, et son poids est contrôlé (avec compression des images si nécessaire). Très satisfaisant : Niveau atteint, et le poids avant et après compression est comparé.
Transmission et sauvegarde	Le courriel d'envoi est complet, la pièce jointe testée, deux copies sont enregistrées.	Insatisfaisant : Aucun courriel n'est rédigé. À consolider : Le courriel est rédigé mais la pièce jointe n'est pas testée, ou une seule copie du dossier est enregistrée. Satisfaisant : Le courriel contient un objet explicite, une formule d'appel, la pièce jointe et une formule de politesse ; il est envoyé à sa propre adresse, la pièce jointe s'ouvre, et le dossier est enregistré à deux endroits notés. Très satisfaisant : Niveau atteint, et le nom de la pièce jointe reçue est vérifié conforme à la convention.