🔄 Créer son arborescence pro et rédiger trois courriels¶

Objectifs pédagogiques¶

Organiser une arborescence de dossiers professionnelle, cohérente et réutilisable toute l'année, nommée selon la convention professionnelle vue en CAPa 1
Rédiger trois courriels professionnels adaptés à trois destinataires (collègue, bénéficiaire/famille, fournisseur), avec objet, formule d'appel et formule de politesse cohérents
Numériser un document et le joindre à un courriel, puis relire un courriel reçu pour évaluer si le ton et la forme employés sont adaptés à son destinataire

Contexte¶

Tu es agent du SAAD (Service d'Aide et d'Accompagnement à Domicile) de Loudéac, pour ta deuxième année de CAPa SAPVER. Avant de te confier ta première mission de l'année, ta responsable de secteur te demande de vérifier que ton espace de travail numérique est prêt, puis te confie tes premiers échanges professionnels : prévenir un collègue d'un changement d'horaire, répondre à la famille d'un bénéficiaire qui s'inquiète d'un retard d'intervention, et transmettre un justificatif à un fournisseur de matériel médical.

Problématique

« Comment organiser mon espace numérique pour retrouver mes documents professionnels sans perdre de temps, et comment rédiger, dans la même matinée, trois courriels professionnels au ton et au contenu adaptés à trois destinataires très différents ? »

Mission¶

Partie 1 — Organiser son espace

Créer, dans son espace ENT ou son OneDrive professionnel, une arborescence à 3 niveaux : MP2-2026-2027 → un sous-dossier par mois → un sous-dossier par mission, nommés selon la convention professionnelle vue en CAPa 1 (pas d'espace, pas d'accent).

Astuce

Ne pas repartir de zéro si un dossier de CAPa 1 existe déjà : le renommer et le compléter plutôt que de tout recréer — c'est aussi une compétence professionnelle (ne pas dupliquer inutilement).

Partie 2 — Rédiger et envoyer trois courriels adaptés à trois camarades en jeu de rôle

Former un trinôme et échanger son adresse ENT avec les deux autres.
Recevoir un rôle : « collègue de tournée », « fille d'un bénéficiaire » ou « fournisseur de matériel médical ».
Rédiger le courriel 1 (collègue) : prévenir que l'intervention de 14h chez un bénéficiaire est décalée à 15h. Objet court, ton direct mais courtois, pas de formule de politesse longue.
Rédiger le courriel 2 (bénéficiaire/famille) : répondre à une inquiétude sur un retard de 20 minutes. Objet rassurant, ton empathique, explication brève, formule de politesse complète.
Rédiger le courriel 3 (fournisseur) : transmettre un bon de commande de matériel (lit médicalisé), avec dans le message la référence du matériel, la quantité et l'adresse de livraison (données fictives), sur un ton factuel.
Envoyer les trois courriels aux deux camarades du trinôme.
À réception des trois courriels des camarades, relire chacun avec le regard du rôle joué.
Indiquer en une phrase, pour chaque courriel reçu, si le ton et la forme semblent adaptés.

Astuce

Distinguer les trois tons en relisant chaque brouillon et en se demandant : « Est-ce que ce message rassurerait un proche inquiet, informerait un collègue rapidement, ou resterait factuel avec un partenaire extérieur ? »

Questions de synthèse

Quelle est la principale différence de ton entre le courriel au collègue et le courriel à la famille du bénéficiaire ?
Pourquoi une arborescence à 3 niveaux (année, mois, mission) facilite-t-elle la reprise du dossier par un collègue ?

Vérifier mes réponses

Le courriel au collègue reste bref et direct (relation de travail quotidienne) ; le courriel à la famille est plus posé et rassurant (relation avec un proche inquiet d'un tiers vulnérable).
Chaque niveau répond à une question (quelle année, quel mois, quelle mission) : un collègue retrouve un document sans demander où il est rangé, et les noms sans espace ni accent restent lisibles partout.

Ressources et outils

Convention de nommage des dossiers : règle vue en CAPa 1 (pas d'espace, pas d'accent, intitulé court et explicite), rappelée en classe.
Messagerie ENT : pour l'envoi des trois courriels — accès depuis le portail établissement.
Application de numérisation du copieur réseau (ou scanner mobile type Microsoft Lens/Adobe Scan) : pour produire le PDF joint au courriel 3.

CRCN / Pix

CRCN 5.2 — Construire un environnement numérique — arborescence professionnelle.
CRCN 2.1 — Interagir — communication professionnelle.
Parcours Pix associé : CAPA - Utiliser les possibilités des outils numériques pour communiquer dans des situations de la vie professionnelle
Code de campagne : KRXGRT778

Compétence psychosociale

Communication verbale et non verbale — Tu as adapté le ton et le contenu de chaque courriel à son destinataire.

Retour sur mon action : Qu'as-tu changé d'un courriel à l'autre selon la personne ? Comment ton camarade a-t-il compris ton message ?

Ce qu'il faut retenir¶

Une arborescence professionnelle à plusieurs niveaux (année, mois, mission), nommée sans espace ni accent avec un intitulé court, facilite la recherche d'un document longtemps après sa création.
Renommer et compléter un dossier existant plutôt que d'en recréer un autre évite les doublons inutiles.
Le ton d'un courriel professionnel s'adapte au destinataire : direct et bref pour un collègue, posé et rassurant pour la famille d'un bénéficiaire, factuel pour un fournisseur.
Un courriel professionnel comporte un objet explicite, une formule d'appel et une formule de politesse cohérentes avec le destinataire.
Numériser un document impose de vérifier sa lisibilité et son orientation, et de contrôler la taille de la pièce jointe avant l'envoi.

Dans cette activité : dossiers et courriels d'un agent de SAAD.

Grille d'évaluation

Critère	Indicateurs observables	Descripteurs par niveau
Arborescence professionnelle	La structure à 3 niveaux est créée, nommée selon la convention pro, réutilisable pour l'année.	Insatisfaisant : L'arborescence n'est pas créée. À consolider : L'arborescence est créée mais elle n'a pas 3 niveaux, ou la convention de nommage n'est pas respectée. Satisfaisant : L'arborescence à 3 niveaux (MP2-2026-2027, un dossier par mois, un dossier par mission) est créée avec des noms sans espace ni accent. Très satisfaisant : Niveau atteint, et elle est prête à être réutilisée pour toute l'année.
Rédaction et envoi des courriels	Les trois courriels adoptent un ton et une structure cohérents avec leur destinataire respectif (objet, formule d'appel et de politesse adaptés, orthographe soignée) ; le courriel 3 donne la référence, la quantité et l'adresse de livraison du matériel.	Insatisfaisant : Moins de 2 courriels sur 3 sont envoyés. À consolider : Les trois courriels sont envoyés mais le ton ou la structure ne correspond pas à leur destinataire, ou il manque la référence ou la quantité du matériel dans le courriel 3. Satisfaisant : Les trois courriels ont un objet, un ton, une formule d'appel et de politesse adaptés à leur destinataire (collègue, famille, fournisseur), sans faute, et le courriel 3 donne la référence, la quantité et l'adresse de livraison. Très satisfaisant : Niveau atteint, et le courriel 3 précise aussi la date de livraison souhaitée.
Relecture croisée	Les trois retours donnés aux camarades depuis le rôle joué sont argumentés et cohérents avec la posture attribuée.	Insatisfaisant : Aucun retour n'est donné aux camarades. À consolider : Des retours sont donnés mais pour moins de trois courriels, ou sans argument. Satisfaisant : Un retour d'une phrase argumenté est donné pour chacun des trois courriels reçus, depuis le rôle joué. Très satisfaisant : Niveau atteint, et chaque retour cite un élément précis du courriel (objet, ton, formule).